Transformer un devis en facture
Une fois le devis signé par votre client, vous pouvez le convertir en facture en un seul clic. Acompte, situation, retenue de garantie : tout est géré automatiquement, dans le respect de la numérotation NF525.
Sommaire
Prérequis : le devis doit être signé
La conversion n'est possible que sur un devis au statut Signé ou Accepté manuellement. Si votre client a signé en ligne via le lien sécurisé, le statut bascule automatiquement. Si vous avez reçu un devis signé sur papier, ouvrez le devis et cliquez sur Marquer comme accepté : vous pouvez joindre le scan du devis signé en pièce justificative.
Convertir le devis en facture
Ouvrez le devis depuis la liste Devis ou depuis la fiche client. En haut à droite, cliquez sur le bouton Convertir en facture.
Une fenêtre de confirmation s'ouvre avec trois options :
- Facture totale. Tout le montant du devis est facturé en une seule fois.
- Facture d'acompte. Seul le pourcentage configuré dans le devis (par exemple 30 %) est facturé. Le solde sera facturé plus tard.
- Facture de situation. Vous facturez un pourcentage d'avancement du chantier (par exemple 40 % à mi-parcours).
Sélectionnez l'option qui correspond à votre cas, puis cliquez sur Créer la facture. La facture est générée immédiatement, prête à être envoyée.
À savoir
Toutes les lignes du devis sont copiées telles quelles, avec les quantités, prix unitaires HT et taux de TVA. Vous pouvez ajuster les libellés si besoin avant l'envoi, mais les montants doivent rester cohérents avec le devis signé.
Gestion de l'acompte
Si un acompte était configuré dans le devis, Ouvria propose par défaut de générer une facture d'acompte. Le montant est calculé automatiquement sur la base du pourcentage défini (par exemple 30 % de 4 800,00 € TTC = 1 440,00 € TTC).
Lors de la facture finale, l'acompte déjà encaissé est déduit automatiquement du solde à régler. Vous n'avez aucun calcul à faire : la facture indique clairement le total des travaux, l'acompte déjà versé et le solde restant dû.
Factures de situation
Sur un chantier qui s'étale dans le temps, vous pouvez émettre plusieurs factures de situation. À chaque étape, Ouvria propose le pourcentage cumulé d'avancement et calcule le montant à facturer en tenant compte de ce qui a déjà été émis.
Exemple : chantier à 12 000,00 € HT, acompte de 30 % (3 600,00 €), situation à 60 % (3 600,00 € supplémentaires), facture finale (4 800,00 €). Le total cumulé correspond exactement au montant du devis signé.
Numérotation NF525
Les factures émises sur Ouvria respectent la norme NF525 : chaque facture reçoit un numéro unique, séquentiel et continu. Aucun trou n'est possible dans la numérotation. Si vous annulez une facture, elle reste enregistrée et un avoir est généré pour la neutraliser.
Le format par défaut est F-2026-0001, mais vous pouvez le personnaliser dans Paramètres · Facturation (préfixe, longueur, remise à zéro annuelle).
Attention
Une fois la facture émise (statut Envoyée), elle ne peut plus être supprimée, conformément à vos obligations comptables. Pour corriger une erreur, créez un avoir puis une nouvelle facture rectificative.
Envoi et règlement
Cliquez sur Envoyer la facture pour la transmettre par email à votre client. Un lien de paiement en ligne peut être ajouté (carte bancaire ou virement SEPA) pour accélérer le règlement.
Quand votre client paie, marquez la facture comme Réglée depuis la liste des factures ou laissez Ouvria détecter automatiquement le règlement si vous avez connecté votre compte bancaire.