Importer vos clients depuis Excel
Vous tenez votre fichier client sur un tableur depuis des années ? Pas besoin de tout ressaisir. Ouvria importe en quelques secondes vos clients depuis un fichier Excel ou CSV, avec détection automatique des doublons.
Sommaire
Préparer votre fichier
Ouvria accepte deux formats :
- Excel (
.xlsxou.xls), le format de la plupart des artisans. - CSV (
.csv) avec séparateur virgule ou point-virgule, encodage UTF-8 de préférence.
La première ligne doit contenir les en-têtes de colonnes. C'est ce qui permet à Ouvria d'identifier automatiquement où se trouve le nom, l'adresse, le téléphone, etc.
Les colonnes à prévoir
Une seule colonne est obligatoire : le nom du client (particulier) ou la raison sociale (professionnel). Toutes les autres sont facultatives mais utiles :
- Nom / Raison sociale, obligatoire.
- Civilité (M., Mme).
- Prénom.
- Email, fortement recommandé pour l'envoi des devis.
- Téléphone.
- Adresse, Code postal, Ville.
- SIRET et TVA intracommunautaire pour les clients professionnels.
- Notes pour conserver vos commentaires libres.
Astuce
Vous pouvez télécharger un modèle Excel vierge depuis Clients · Importer · Télécharger le modèle. Il contient toutes les colonnes attendues, avec un exemple de ligne pour vous guider.
L'import en quatre étapes
- Dans la barre latérale, cliquez sur Clients, puis sur Importer en haut à droite.
- Glissez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez sur Parcourir.
- Faites correspondre les colonnes. Ouvria détecte automatiquement la plupart des correspondances. Si une colonne n'est pas reconnue, choisissez manuellement à quoi elle correspond dans la liste déroulante. Vous pouvez ignorer les colonnes inutiles.
- Cliquez sur Lancer l'import. Ouvria affiche en direct le nombre de clients importés.
Pour 500 clients, comptez environ 10 secondes. Pour 5 000, moins d'une minute.
Gestion des doublons
Ouvria détecte automatiquement les doublons selon trois critères :
- Adresse email identique.
- Numéro de SIRET identique (pour les professionnels).
- Nom et code postal identiques (fallback pour les particuliers sans email).
À la fin de l'import, un récapitulatif s'affiche :
- X nouveaux clients ajoutés.
- Y doublons détectés, pour chacun, vous pouvez choisir d'ignorer, de fusionner (les informations manquantes sur la fiche existante sont complétées par celles du fichier) ou de créer un nouveau client malgré tout.
À savoir
L'import n'écrase jamais les fiches existantes : seules les informations vides sont complétées. Vos modifications faites dans Ouvria sont toujours prioritaires.
Après l'import
Vos clients apparaissent immédiatement dans la liste, triés par date d'ajout. Vous pouvez les filtrer, les classer par catégorie (particulier, professionnel, syndic, etc.) ou leur attribuer des tags personnalisés.
Vous voulez relancer un import pour ajouter d'autres clients ? Aucune limite, vous pouvez recommencer autant de fois que nécessaire.
Attention
Si votre fichier vient d'un ancien logiciel (Devizly, EBP, Sage…), exportez-le bien en Excel ou en CSV avant l'import. Les formats propriétaires (.dbf, .mdb) ne sont pas reconnus.