Créer son premier devis sur Ouvria
Un devis clair, conforme et signé en ligne, c'est la première impression que vous laissez à votre client. Voici comment le créer en moins de cinq minutes, sans manipuler de tableur.
Sommaire
Avant de commencer
Pour que vos devis soient conformes du premier coup, prenez deux minutes pour renseigner vos informations d'entreprise. Rendez-vous dans Paramètres · Entreprise et complétez votre raison sociale, votre SIRET, votre numéro de TVA intracommunautaire et votre adresse de facturation. Ces informations apparaîtront automatiquement sur tous vos documents.
Pensez aussi à ajouter votre logo (voir l'article Ajouter votre logo). Un devis avec votre identité visuelle est signé en moyenne 2,3 fois plus vite qu'un devis sans logo.
À savoir
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (article 293 B du CGI), Ouvria détecte automatiquement votre régime et ajoute la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vous n'avez rien à faire.
Étape 1 : Ouvrir un nouveau devis
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur le bouton Nouveau devis situé en haut à droite. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier N puis D depuis n'importe quelle page de l'application.
Un brouillon est immédiatement créé et sauvegardé. Vous pouvez le fermer à tout moment et le retrouver dans Devis · Brouillons.
Étape 2 : Sélectionner ou créer le client
Dans le champ Client, commencez à saisir le nom du destinataire. Ouvria recherche en temps réel dans votre fichier client.
- Si le client existe déjà, cliquez sur son nom dans la liste déroulante. Ses coordonnées se remplissent automatiquement.
- Si c'est un nouveau client, cliquez sur + Créer ce client. Un formulaire latéral s'ouvre : renseignez le nom, l'adresse du chantier, l'email et le téléphone. Validez avec Enregistrer.
Pour les clients professionnels, pensez à ajouter le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire : ils seront imprimés sur le devis et facilitent la comptabilité du destinataire.
Étape 3 : Ajouter les prestations
C'est le cœur du devis. Vous avez deux moyens d'ajouter des lignes :
- Depuis votre catalogue. Cliquez sur + Ajouter une prestation puis recherchez par mot-clé (par exemple : remplacement chauffe-eau). Sélectionnez la prestation et la ligne se remplit avec le libellé, le prix unitaire et la TVA appropriée.
- À la volée. Cliquez sur + Ligne libre et saisissez directement le libellé, la quantité, l'unité (heure, mètre, forfait), le prix unitaire HT et le taux de TVA (5,5 %, 10 % ou 20 % selon la nature des travaux).
Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire. Pour organiser un devis long, utilisez les sections (par exemple : Plomberie, Sanitaires, Main-d'œuvre). Cliquez sur + Section et donnez-lui un titre.
Astuce
Si vous facturez régulièrement la même prestation, enregistrez-la dans votre catalogue dès la première saisie : cochez la case Ajouter au catalogue avant de valider la ligne. Vous la retrouverez en deux caractères au prochain devis.
Remises, acomptes et retenue de garantie
Sous le tableau, dépliez la section Options de facturation. Vous pouvez y configurer :
- Une remise commerciale en pourcentage ou en euros, sur le total ou sur une ligne spécifique.
- Un acompte à la signature, en pourcentage du montant TTC (30 % est la pratique courante dans le bâtiment).
- Une retenue de garantie de 5 % libérée à la levée des réserves, conformément à l'article 1799-1 du Code civil.
Étape 4 : Mentions légales et conditions
Ouvria ajoute automatiquement les mentions obligatoires : numéro de devis, date d'émission, durée de validité (30 jours par défaut), conditions de paiement et de pénalités, mention assurance décennale si vous en avez renseigné une dans vos paramètres.
Vous pouvez personnaliser le bloc Conditions particulières en bas du devis pour préciser : délai d'intervention, modalités de règlement, exclusions du chiffrage, etc.
Attention
Pour les particuliers, la durée de validité doit être indiquée clairement. Le devis devient un contrat dès qu'il est signé par votre client : vérifiez bien le contenu avant de l'envoyer.
Étape 5 : Envoyer pour signature
En haut à droite du devis, cliquez sur Envoyer. Une fenêtre s'ouvre avec :
- L'adresse email du destinataire (préremplie depuis la fiche client).
- Un objet et un message personnalisables (un modèle est proposé par défaut).
- Une option Demander la signature électronique activée par défaut.
Cliquez sur Envoyer le devis. Votre client reçoit l'email avec un lien sécurisé. Il consulte le devis dans son navigateur, signe d'un trait du doigt ou de la souris, et vous recevez une notification dès que la signature est apposée.
Pour comprendre la valeur juridique de cette signature, consultez l'article Faire signer un devis en ligne.
Et après ?
Une fois le devis signé, vous pouvez le convertir en facture en un clic : l'acompte est calculé automatiquement, et la numérotation suit la séquence légale NF525.
Vos devis sont conservés dix ans dans votre espace, conformément à vos obligations comptables.